Mengelola Event Organizer

Jika Anda ingin memiliki side job atau pekerjaan sampingan bahkan bisa menghasilkan pemasukan yang lumayan dan bisa dikerjakan di rumah, coba saja berkenalan dengan sebuah usaha yang biasa disebut dengan event organizer atau EO.
Dari namanya saja sudah bisa ditebak, usaha ini memang memanajeri penyelenggaraan sebuah even. Dan jika Anda memiliki banyak relasi atau kenalan, suka kegiatan yang banyak berhubungan dengan orang, serta sering memiliki ide-ide kreatif, mungkin Anda salah satunya orang yang berbakat untuk mengelelola sebuah EO.
Di Kepulauan Riau atau khususnya di Batam ini, EO baru pun makin banyak yang bermunculan dari hari ke hari. Apalagi, peluang di bidang ini begitu menjanjikan serta banyak pula yang membutuhkan jasanya.
“Saya rasa masih banyak peluangnya. Apalagi dengan adanya SEZ serta daerah kita yang menjadi gerbang pariwisata. Belum lagi masyarakat Batam ini juga tergolong konsumtif,” ujar Silvia Hilda, pemilik Silhouette Models Agency yang kini juga menggarap event organizer.
Meski masih banyakpeluang, tepat saja, untuk bisa memiliki dan mengelola EO yang dapat dipercaya terus menerus oleh klien, tentu saja ada beberapa hal yang perlu dimiliki. Dan yang utama menurut Silvi adalah kreatifitas, itulah bahan jualan dari EO.
Misalnya jika dipercaya oleh sebuah klien untuk mempromosikan produknya, maka sebuah EO harus memikirkan bagaimana mengemas acara sesuai dengan permintaan klien. Selain itu, pikirkan juga bagaimana selera pengunjung yang akan menjadi calon konsumen.
Sebuah EO juga harus berani mengajukan sebuah ide baru yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien serta sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya. (ika)
Perlunya Memiliki Database
Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya. Dan itulah yangditerapkan oleh Silvi dlam mengelola EO-nya. “Setidaknya kalau saya perlu memiliki database daftar peserta, sponsor, dan klien itu sendiri,” ujarnya.
Silvi memisalkan, seringnya pihak klien yang mendadak menghubunginya, maka database inilah yang menjadi andalannya. “Misalnya kalau mau mengadakan acara lomba. Terus kita baru beberapa hari saja diminta. Maka peserta dari lomba yang dulu-dulu itu yang kita hubungi. Bayangkan kalau mendadak begitu, kapan kita sempat membuka pendaftaran,” ujarnya.
Hal itu menurut Silvi bisa terjadi kesibukan dari klien sendiri praacara berlangsung. Sehingga jika nantinya Anda berkecimpung di dunia EO, jangan kaget jika tiba-tiba Anda diminta untuk membuat sebuah acara dan diminta untuk mengemasnya dalam tempo waktu hitungan hari saja.
Demikian juga pentingnya database sponsor. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri. (ika)
Bekerja Tim dengan Para Model
Tahun 2000, Silvia Hilda mendirikan sebuah agency model yang kemudian diberinya nama, Silhouette Models. “Awalnya diminta ngisi acara-acara. Tapi terus sekalian diminta untuk mengemas acara. Akhirnya karena kepercayaan klien yang melihat bagaimana kita mengemas ide, tahun 2001 sekalian membuat event orginizer,” jelas Silvi.
Beberapa klien pun datang dari bidang yang berbeda-beda. Mulai dari bidang properti, telekomunikasi, dipercaya untuk menggarap seminar pendidikan, even otomotif, alat-alat kesehatan, hingga klien di bidang penerbangan.
“Awalnya saya dulu waktu di Semarang memegang posisi assisten manager sebuah produk kecantikan. Peran saya juga terkadang menuntut saya untuk mempromosikan produk,. Dari situlah saya jadi mengenal bagaimana mempromosikan sesuatu lewat kegiatan,” cerita Silvi.
Wanita yang mengaku tidak ingin main-main dalam menggarap EO ini pun sampai mengikuti beberapa kursus bagaimana mengelola EO sewaktu di Jakarta. Dan ketika berada di Batam, untuk membantu kesuksesan EO-nya, Silvi juga menjalin hubungan dengan para EO lainnya.
“Jadi kalau ada acara dan saya kewalahan atau mungkin ada tawaran yang itu bukan bidang saya, saya akan hubungi rekan EO yang lain untuk membantu atau menangani,” imbuh Silvi.
Nama Silhouette sendiri akhirnya banyak dipakai oleh para kliennya berkat informasi rekomendasi dari mulut ke mulut. Rekomndasi ini pun tak hanya berasal dari klien asal Batam yang membutuhkan jasanya. Bahkan jika ada produk nasional yang ingin menyelenggarakan acara seperti dari perancang Ramli atau Rudi Hadisuwarno, mereka mempercayakan nama Silhouette untuk menggarapnya.
Sedangkan untuk menyikapi persaingan, Silvi mengaku justru tidak ingn terjebak kepada sikap menjelek-jelekkan EO lain. “Kalau kita nggak dipercaya, ya kita mesti belajar dan bukan menjelek-jelekkan EO lain,” ujarnya diplomatis.
Untuk menggarap semua itu, tentunya proses kreatiflah yang dibutuhkan untuk mengemas acara sesuai dengan permintaan. Tentunya disesuaikan juga dengan tujuan yaitu segmen yang akan dibidik.
Dalam pelaksanaannya, Silvi pun bekerja bersama timnya yang kebanyakan berasal dari para modelnya sendiri. “Mereka selain belajar modelling di sini, juga jadi bisa belajar tentang mengelelola sebuah acara. Dan mereka juga bisa mendapatkan uang kok dari kegiatan tersebut,” ujar Silvi.
Wanita asal Semarang ini pun memiliki tolak ukur kesuksesan atas kerja timnya. Jika acara yang dikemasnya banyak dikunjungi orang, acara lancar, serta dapat mencapai target yang diinginkan, maka kepuasan pun bisa diraihnya. “Puas itu apabila klien mencapai target,” imbuhnya. (ika)
Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO:
Saat ditanya tentang apa saja yang bisa dijalani bagi mereka yang ingin terjun di dunia EO, Silvi memberikan beberapa tips ringkas berikut ini:
1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Di jakarta sendiri, kerap diadakan beberapa kursus singkat tentang bagaimana mengelola EO. Sedangkan di Singapura, ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.
2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat tim khusus. Mereka inilah nantinya yang akan mengerjakan beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri.
3. Atur atau manajemeni dengan baik dan profesional.
4. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.
5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu seperti kalangan menengah ke atas.
6. Miliki jaringan relasi sponsor. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
7. Harus bisa memanejemen emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.
8. Untuk mereka yang baru terjun, utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru.

Event Organizer

Penyelenggara acara (Inggris:Event organizer) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri. Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.

Jenis-jenis EO

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

• One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
• MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
• Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
• Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
• Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
• Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
• Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

SEO for EO

SEO for EO, Memanfaatkan Search Engine Optimization untuk Mesin Pencari.

SEO (Search Engine Optimization) atau Optimasi Mesin Pencari adalah strategi atau teknik agar website yang kita kelola mudah dicari oleh mesin pencari seperti Google dan Yahoo. Jika diterapkan dengan baik SEO bisa menjadi alat marketing yang bagus dan murah. SEO mengandalkan kata kunci yang relevan dengan konten website yang kita kelola. Jadi pencarian bersifat organik atau natural, kalau di dunia SEO biasa disebut organic search. Sebagai contoh, event Indocomtech bulan November 2008 bisa di search di google menggunakan kata kunci: indocomtech. Hasil search akan menampilkan Indocomtech.net di urutan pertama. Objective kita adalah menjadikan site kita paling tidak menjadi 5 besar dalam SERP (Search Engine Results Page) atau Halaman hasil pencarian. Jika dilihat rata-rata website yang sukses, pengunjungnya banyak yang datang dari mesin pencari. Kenapa begitu? Karena pengunjung lebih suka mengingat kata kunci daripada mengingat domain.

SERP (Search Engine Result Page)

Event organizer juga sebaiknya memanfaatkan SEO untuk memasarkan event-eventnya. Teknik mendasar SEO yang harus selalu diingat adalah; texts are good, pictures are bad, animations are the worst. Jadi, jangan terlalu bernafsu menghias website anda dengan animasi dan gambar, karena mesin pencari tidak bisa mengindexnya. Jika tidak ingin terlalu pusing mengimplementasikan teknik SEO di website anda, bisa menggunakan wordpress yang bisa diunduh di wordpress.org. Kemudian install plug in All In One SEO pack yang bisa diunduh disini.

Untuk hosting, di Indonesia banyak kok yang murah meriah muntah. Coba search di google dengan kata kunci webhosting Indonesia. Domain juga harganya cuma 80 ribu perak. Mahalan makan steak kan?

Jadi tunggu apalagi? Jika ingin promosi murah untuk EO anda, segeralah buat website dan optimalkan web anda untuk mesin pencari.

Turning Your Advertising Expenses Into Gold

KREATIF
Inti kreativitas adalah penemuan pola baru dari elemen-elemen yang sudah ada.

IDE
Efektif jika berpijak pada motivasi yang tepat hingga merangsang keinginan khalayak. Penampilan yang terkuat dengan demontrasi.

KREATIFITAS
Adalah suatu kemampuan yang dapat dipelajari, dipraktekan dan dikembangkan oleh setiap orang.
Jadi, KREATIVITAS : KEMAMPUAN seseorang mewujudkan suatu ide BARU.

ORANG YANG KREATIF 
Apakah kreatifitas manusia yang telah membuat kita beradab akan di kreditkan pada seseorang yang kita kenal atau yang jenius atau akankah kita semua yang kita dapatkan kredit itu, demikian juga kita bisa mempelajari dari kehidupan seseorang yang jenius, kecenderungan kita untuk membuatnya berhasil dalam kehidupan yang berhasil kita wajib untuk berkerja keras.

CARA BERFIKIR KREATIF
Adalah suatu cara berpikir yang yang dimiliki seseorang, dan di luar kebiasaan pada umumnya …

PRILAKU DAN EMOSI
Perilaku juga akan mempengaruhi tingkah laku seseorang anda mungkin akan melakukan pendekatan satu dengan yang lain dengan cara yang berbeda dengan orang lain atau hal itu mengubah motifasi intristik. Tentu saja buaian model berpikir lebih muda di ubah dari buaian yang lain.

KREATIFITAS LAHIRLAH
Kita menyaksikan kreatifitas dalam sebagian besar kehidupan dan orang-orang bisa dimana-mana ini adalah pengkondisian dari fungsi mnusia, contohnya, kretifitas menggambarkan pengalaman sensori lama dan kita bisa meningkatkan pengalaman berlainan kita.

PARA PELAKU DAN MIMIPI
Beberapa orang bertindak berdasarkan ide-ide mereka sementara orang lain tidak melakukannya , tipe yang tadi bisa golongkan pada kelompok para pemimipi yang hidup pada dunia mereka sendiri , hal itu bukan berarti bahwa idea – idea mereka yang mereka miliki tidak berguna , eksekusi ini atau kemampuan artistik ini bermain hanya dalam bagian kecil , kretifitas itu terlihat dari tarianya.

JENIUS DAN BAKAT
Orang yang kreatif itu sangat jauh dengan orang yang tidak kreatif , bukan hanya di dalam produk yang mereka hasilkan, akan tetapi didalam pengakuan yang mereka peroleh dengan kata lain kita berbeda dalam tingkat masyarakat dan pilihan dominan mereka serta nilai dari produknya..

MENCIPTAKAN KESEMPATAN 
Orang yang kreatif biasanya menyendiri dari keramaian sebagai orang yang agak berbeda dan ini mengakibatkan masalah – masalah sendiri. Namun begitu terlihat sangat penting adalah cara mereka berhubungan dengan kemunduran dan kecewaan dari pekerjaan atau orang di sekitar mereka. Mereka cenderung mengeksploitasi perbedaan dan konflik itu dengan mengubahnya kedalam beberapa keuntungan daripada mengubah pekerjaan yang di anggapnya sedih.

KARAKTERISTIK PIKIRAN YANG KEREATIF
Karakteristik dari seseorang yang kreatif tidak hanya di timbulkan dari dari studi tentang jenius , sekarang kita bisa melihat kejadian saat ini , karya estensif dari psikologi kognitif dan khususnya dalam meluasnya penggunan instrument psikometrik, yang di sebut dengan “ideational fluency“ adalah cara pikir yang mewujudkan cirri-ciri karakteristik yang biasanya dikaji beberapa seksi berikutnya berdasarkan pada artikel yang di tulis oleh JP CUILLFORD thn 1959 beserta dengan penelitianya.

SISTEM DAN LINGKUNGAN
Tanpa akhir dari sebuah produk dari beberapa jenis ini sangat sulit untuk memperlihatkan apa itu kreatif atau mempunyai nilai kreatif , kretifitas membutuhkan pendengar, itu tergantung pada apa yang di pikirkan orang lain tentang ciptaan seseorang, jika kretifitas mempunyai arti itu mengarah pada sebuah proses yang menciptakan sebuah produk atau ide yang dikenal dan disesuaikan dengan yang lain , ini semua di jalankan oleh sebuah sistem yaitu yang disebut dengan “ penilaian “.

LINGKUNGAN KREATIF
Sistem ini gambaran dari penyimpangan dari kretifitas yang jauh sekali gambaran atau lebih tradisional dari kretifitas seperti proses gagasan baru dari individu , fakta yang sederhana ialah bahwa idea bagus tidak secara otomatis berubah ke dalam produk kreatif yang di terima.

KECOCOKAN DAN KREATIFITAS
Karena itu kebutuhan untuk lebih obyektif definisi dari kreatifitas termasuk “produk kreatif“ ini membutuhkan di perbuat dari pada subyek secara asli , seperti yang digunakan untuk hal aneh, ocehan orang gila, dan omongan kekanak-kanakan. Secara paradoks.

MENCIPTAKAN PARADIGMA
Untuk menciptakan penerimaan dalam sebuah lahan, kreatif harus lebih daripada hanya sebuah bentuk dari kesempatan pada perbedaan yang benar itu melibatkan sebuah perubahan fundamental dalam sebuh sitem simbolik seperti : ialah lompatan untuk mempengaruhi pemikiran dalam opini dari lahan dan perbatasan dari bidang sebuah perubahan model pola dalam teriminologi.

BUDAYA DAN KREATIFITAS
Kreatifitas bukanlah sebuah pulau pribadi. Ini tergantung pad lingkungan, budaya dan teman sebaya khusus yang memutuskan apa dan apa yang kreatif itu pergi tanpa mengatakan bahwa budaya “orang tua“ sebaiknya kita bisa memahami budaya dimana kita melatih kreatifitas kita , kita bisa mendapat banyak hal dan mengerti budaya yang lain dan melihat seseuatu dari prespektif yang berbeda.

SISTEM KEBUDAYAAN
Budaya mengarah ke bagian kebiasaan, peraturan, nilai dan simbol dari sebuah sekelompok orang. ini menentukan cara mereka untuk berintraksi dengan lingkungan mereka, budaya berubah dari waktu ke waktu, seperti di lakukan nilai di tingkat individual, jadi ini mempengaruhi kreatifitas juga akan berubah

MEMBANDINGKAN KEBUDAYAAN
Meskipun ini konotasi terbatas untuk klise tertentu , seperti yang kita lihat, budaya barat ialah positif untuk kreatifitas ini adalah “sebuah hal yang baik“ kita mengamati ini didalam kecenderungan untuk menggabungkan itu kedalam sekolah dan juga dalam perusahaan besar sebuah strategi dan pelatihan topic.

DEFINISI HUKUM KOESTLER
Tindakan kreatif bukanlah suatu tindakan penciptaan menurut pengertian perjanjian lama.
1. tindakan kreataif bukanlah suatu penciptaan
2. tidak menciptakan sesuatu yang tidak ada
3. makin tidak asing, semakin menarik
Tindakan kreatif tidak menciptakan sesuatu dari yang tidak ada : hal itu menemukan, memilih, mengubah kembali, menggabungkan mensintesakan fakta-fakta, gagasan-gagasan, kepandaian-pandaian, kemampuan-kemampuan yang sudah ada.
Makin tidak asing bagian-bagian tersebut, akan makin menarik seluruh yang baru tersebut.

SERUAN HUKUM KOESTELER
1. sama sekali tidak ada orang yang kreatif
2. kretifitas bukan milik pribadi
3. kita semua dapat ambil bagian

DUA IMPLIKASI BISNIS HUKUM KOESTLER
Hukum koestler berperan penting bagi bisnis karena dua alasan utama:
Pertama, hukum tersebut adalah suatu pernyataan pemberdayaan. Itu terjadi dengan membongkar kekeliruan mitos bahwa kreativitas adalah tindakan tuhan, atau sesuatu yang memerlukan kekuatan istimewa. Begitu mitos ini hilang, akan akan terbuka pintu bagi kita semua untuk menyumbangkan sesuatu.
Kedua, hukum tersebut menggambarkan suatu proses yang menyebabkan kreativitas dapat diwujudkan. Suatu proses yang seluruhnya terkait dengan penemuan, pemilihan, penggabungan bagian-bagian yang sudah ada menjadi pola yang baru.
Hal itu kedengarannya sangat mirip dengan teka-teki penyusunan gambar potongan-potongannya sudah ada semuanya, dan satu-satunya yang perlu kita lakukan ialah menemukannya (barangkali dengan membaliknya ke arah yang benar), memilih potongan-potongan yang kita inginkan (mungkin, sebagai langkah pertama, potongan-potongan dengan ujung-ujung yang lurus) dan kemudian menggabungkannya untuk membentuk pola tertentu (rangka luar gambar tersebut)

hakikat pembelajaran – itu ?
1. pembelajaran memungkinkan kita menerapkan suatu pengalaman masa lalu kedalam situasi yang akan dating
2. pembelajaran membentuk suatu memori

TIPS & STRATEGY
“Pikiran manusia, sekali berkembang tidak akan pernah kembali ke dimensinya semula “
- Oliver Wendell Holmes
Dari pengalaman yang ada, untuk menjadi seorang yang KREATIF, pakailah STRATEGY ini :
1. Lakukan perubahan sikap
2. “Langgarlah aturan ! “
3. Salurkan Stress ANDA ! Tetap TERSENYUM di berbagai situasi …
4. Yakinkan diri ANDA memang KREATIF …
5. Gunakan Imajinasi dan intuisi

S . W . O . T ANALYSIS
1. strength = kekuatan
2. weakness = kelemahan
3. opportuniy = kesempatan
4. threath = ancaman

SELURUH PERSOALANNYA TERLETAK PADA POLA
Bagaimana menjadikan proses pengajuan gagasan sebagai sesuatu yang di sengaja , sistimatis , dan aman.
Sekedar peringatan cepat untuk menjaga kesehatan. Kedua bab ini memerlukan banyak tenaga dan pikiran. Asumsi saya ialah bahwa orang-orang cerdas seperti anda , walaupun terburu-buru. Tidak akan puas dengan butir-butir yang sembarangan atau perintah yang kurang struktur : Kalau anda melakukan ini , hal itu akan berhasil , percayalah pada saya , saya adalah dokter ’’ jadi maksud saya menyediakan bagi anda “
Penjelasan intelektual yang mendalam tentang apa sesungguhnya arti proses dari kreatif , bagaimana cara kerjanya , dan bagaimana anda dapat berupaya agar hal itu bisa terjadi dengan baik. Tetapi untuk mencapai batas kreatifitas yang tinggi anda harus berusaha dengan baik , dan bekerja keras dengan bersungguh-sungguh.

INTI UTAMA INOVASI
Selamat datang di inti inovasi – pengajuan gagasan (IDEA GENERASION) bagaimana melepas daya kreatif terpendam yang sedang tidur dalam otak anda bahkan sejak ia tidak berdaya lagi karena tekanan sekolah anda terhadap diri anda untuk mencari jawaban yang benar. Pembahasan tentang apa arti sesungguhnya kreatif ?

INOVASI : PENERAPAN praktis dari ide yang KREATIF

Berpikir Detail

Bicara soal EO adalah berbicara tentang hal yang detil dan kerja keras. Cara kerjanya mempunyai acuan yang tidak jauh beda dengan prinsip dasar kerja di bidang lain. Beberapa hal penting antara lain sebagai berikut :

• Pemahaman Program.

Seluruh team harus mempunyai tingkat pemahaman tentang program acara yang dibuat, baik secara teknis maupun non teknis agar acara yang dibuat terasa hidup (ada nyawanya)

• Seni Imajinasi.

Ini adalah imajinasi kita yang terkendali. Artinya sebatas kita mencoba membuat suatu imajinasi tentang proses terwujudnya sebuah program sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana alurnya, dimana klimaksnya, dimana daya tariknya, kejutannya dan yang lainnya.

• Konsep Tertulis.

Ini terwujud dalam bentuk proposal. Dalam membuat proposal harus singkat (tidak bertele-tele), informatif, detil, menarik dan mudah dimengerti. Lebih baik lagi apa bila ada visual yang bisa ditampilkan sebagai penunjang dari proposal.

• Rancangan Waktu Kerja.

Hal ini biasa disebut dengan time schedule, termasuk susunan acara yang rinci (run down)

• Rancangan Budget.

Budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap hari, terutama pada saat mendekati hari H. Ini penting untuk mencegah terjadinya over budget.

• Informasi.

Ini merupakan upaya untuk mendatangkan peserta atau audience, untuk acara privat cukup menggunakan undangan sedangkan untuk program event yang besar perlu langkah publikasi, pemasaran, promosi bahkan media.

• Kontrol Pelaksanaan.

Mendekati hari H dan pada saat hari H, tingkat kontrol harus semakin meningkat, karena di saat-saat itulah biasanya hal-hal tak terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi yang cepat untuk menerapkan rencana A, B, C dan seterusnya.

• Doa Bersama

Hal ini menjadi sangat penting karena apa pun yang kita rencanakan dan kita lakukan, kita perlu membangun kebersamaan yang solid dan memohon kepada Tuhan Yang Maha Kuasa untuk merestui acara kita

• Laporan.

Setelah evaluasi semua harus tersusun dalam satu dokumen laporan yang lengkap, termasuk dokumentasi. Yang sering terlupakan adalah penyampaian surat ucapan terima kasih kepada semua pihak yang terkait.

Detil bukan berarti rumit melainkan dengan persipan yang matang dan perhitungan yang tepat akan melahirkan sebuah event yang tak terlupakan, karena kita bisa memberikan hasil yang baik sesuai dengan konsep yang telah di tawarkan ke pihak sponsor. Misi, visi dan target acara bisa tercapai dengan cara berpikir detil.

Touring For Dummies

“Another hotel we can burn/ another Europe map to learn, Another truckstop on the way/ Another bloody customs post, we are the road crew”
- we are the road crew” by Motorhead -

Setiap band pasti memiliki impian untuk melakukan berbagai show atau tur dalam dan luar kota, akan tetapi untuk menjamin kesuksesan dalam sebuah tur, mereka memerlukan bantuan.
Road Crew merupakan elemen substansial dalam produksi konser sebuah band atau ketika menggelar tur dijalanan. Solidnya kinerja road crew sebagai kelompok teknisi adalah hal yang penting.

Pekerjaan seorang road crew pada umumnya adalah mengangkat atau memindahkan alat2/insturmen musik dan mempersiapkan serta merawat alat2 tersebut selama band menggelar tur. Tak jarang mereka juga dibantu oleh roadies lokal yang telah disediakan oleh promotor dalam proses load in dan load out equipment.

Disini kami ingin membantu anda untuk mengenal lebih lanjut mengenai Road Crew.

Tour/ Road Manager:
Merupakan orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengorganisir jadwal dan mengatur teknis produksi konser sebuah band di lapangan. Ia merupakan ketua rombongan yang mempresentasikan kepentingan artis dan para kru band tersebut di saat tur. Ia harus berkoordinasi dengan promotor atau EO. Ia juga harus secara rutin melaporkan hasil kerja mereka kepada Personal Manager atau General Manager yang stand by di kantor management artis.

Production Manager:
Pihak yang bekerja sama dengan Tour/ Road Manager. Pekerjaannya meliputi pengaturan tata suara, tata cahaya, video, logistik barang dan lainnya. Ia juga yang bertanggung jawab dalam penbuatan jadwal kerja kru dan roadies yang ikut membantu dalam tur.

Stage Manager:
Orang yang mengontrol proses load in dan load out berbagai equipment di panggung. Ia merupakan pihak yang mengatur komando untuk truk2 barang dan hilir mudik instrumen di atas panggung. Biasanya Stage Manager merupkan tangan kanan Production Manager. Ia juga yang bertanggung jawab show dimulai dan diakhiri sesuai dengan jadwal.

Business Manager:
Biasanya dimiliki oleh band2 besar seperti Tesla dan Def Leppard (dan lainnya juga pastinya). Business Manager merupakan pihak yang bertanggung jawab untuk berbagai urusan finansial. Ia membayar gaji para kru, pajak tontonan, tagihan dan juga pihak yang budgeting produksi konser.

FOH & Monitor Sound Manager:
Ialah pihak yang bertanggung jawab dalam pengaturan sound system. Front of house engineer bertugas dalam pengaturan tata suara yang tebaik bagi penonton.
Monitor Sound Manager bertugas dalam pengaturan tata suara bagi musisi di atas panggung. Kadang untuk menghemat budget, keduanya bisa dilakukan oleh satu orang.

Drum Tech:
Kru yang bertanggung jawab dalam load in dan load out drum, lingkup pekerjaannya meliputi men-setting dan menyetem drum.

Guitar Tech:
Kru yang bertanggung jawab untuk instrumen gitar. Lingkup pekerjaannya dimulai dari persiapan efek gitar, kabel, ampli, cabinet, hardcase, pick sampai penyeteman gitar.

Bass Tech:
Kru yang bertanggung jawab untuk instrumen bass, lingkup pekerjaannya tidak jauh beda dengan Guitar Tech.

Keyboard Tech:
Kru yang bertanggung jawab untuk instrumen keyboard.

Lighting Director:
Merupakan pihak yang bertanggung jawab dalam tata lampu sebuah konser atau dalam tur.

Mudah2an penjelasan diatas dapat membantu anda dalam mempersiapkan dan merencanakan sebuah tur. Tenang saja, tidak jarang sebuah band hanya menggunakan dua atau tiga orang untuk menghemat pengeluaran.

Ayo sering2 bikin tur!

Terimakasih Atas Penolakan

Diantara kita pasti pernah mengalami penolakan, mulai dari penolakan untuk persentasi sampai dengan penolakan untuk menjadi sponsor. Ditolak bukan berarti gagal, itu bertanda suatu keberhasilan besar yang tertunda. Semua tergantung bagaimana cara kita menyikapinya, hal yang paling pertama kali harus kita lakukan pada saat ditolak adalah mengirimkan surat ucapan terimakasih kepada perusahaan yang menolak kita. Mungkin kita sedikit sebel dan kesel karena ditolak, tapi semuanya akan hilang pada saat kita mengirimkan surat ucapan terimakasih.

Contoh surat ucapan terimakasih atas penolakan :

Jakarta, 13 Februari 2009

Kepada yth,
Bapak ABC
Direktur Pemasaran
PT. XYZ
Jakarta

Dengan hormat,
Pertama-tama kami mengucapkan terimakasih kepada Bapak yang telah meluangkan waktu untuk mempelajari proposal kami. Mungkin seperti dugaan Bapak , saya agak kecewa karena PT.XYZ tidak bisa mensponsori proyek kami “Lomba Masak dengan Kayu Bakar”. Setelah kami sampaikan, proyek kami memberikan kesempatan promosi dan pemasaran yang unik, dan akses terhadap target pasar perusahaan bapak dalam biaya yang efektif dan sikap yang kreatif. namun kami mengakui, bahwa melakukan investasi dalam setiap proposal spnsorship merupakan pekerjaan yang sulit.

Kami sangat mengiginkan untuk tetap berhubungan dengan Bapak. Baru-baru ini kami mengembangkan proyek pendidikan yang luas, yang secara spesifik menargetkan keluarga-keluarga muda dan kami yakin bahwa tujuan pemasaran Bapak bisa ditunjukan kepada salah satu proyek kami yang akan datang.

Sekali lagi kami mengucapkan terimakasih telah mempertimbangkan proposal kami.

Hormat saya,

Inti dari surat ini adalah ucapan terimakasih dan menjaga hubungan, siapa tau untuk event yang berikutnya perusahan tersebut mau memakai EO kita. Yang paling penting adalah kita dapat memberikan kesan positif pada perusahaan tersebut. Mungkin sebelum surat ini kita kirim perusahaan tersebut memandang EO kita sebelah mata bahkan kartu nama yang kita berikan akan dibuang oleh beliau, tapi setelah menerima dan membaca surat kita dia akan tersenyum bahkan akan menyimpan kartu nama kita untuk event yang akan datang.

Tetap semangat dan selalu berusaha untuk menjadi lebih baik, pengalaman adalah guru yang paling berharga. Lakukan evaluasi dan terus berkreasi…