Memulai Bisnis Event Organizer

EO atau event organizer artinya adalah mengorganisir kegiatan yang bersifat evently (sewaktu-waktu) tidak kontinyu dan obyek yang di kerjakan selalu berubah. Pada saat ini banyak perusahaan menggunakan jasa EO untuk mengerjakan event-event perusahaan mereka. Peluang inilah yang dapat kita kerjakan, karena banyak perusahaan yang tidak mau ambil pusing untuk mengerjakan eventnya.

EO yang professional adalah EO yang dapat memberikan ide-ide kreatif dan dapat memberikan solusi-solusi yang inovatif kepada klien untuk mempromosikan prodak mereka. Yang paling penting dalam membuat event adalah dapat menterjemahkan maksud dan tujuan dari klien ke dalam sebuah event.

EO harus memiliki jiwa team work yang sangat kuat karena ini akan mempengaruhi dalam membuat event, sebaiknya EO dikelola dengan personil yang tidak terlalu banyak (max 5 orang) yang lainnya lebih baik outsourching dan di rekrut pada saat menjelang hari H.

Dalam mendapatkan project harus di pastikan pekerjaan yang diterima ada dananya, dan pastikan juga kita mendapatkan termin pembayaran yang pasti dan tertuang dalam perjanjian hitam diatas putih (kontrak). Lebih baik lagi sebelum event berjalan kita sudah mengetahui dan kenal dengan bagian keuangannya agar invoice yang kita kirim tidak lama pencairannya.

Pada saat membuat budjet jangan mencari keuntungan yang berlebih (mark up), sebaiknya dengan maximum fee cukup sebesar 10 – 20 %,. Keterbukaan dalam membuat anggaran akan memudahkan klien mempercayai kinerja EO, dan lebih baik klien diajak berdiskusi dan berunding hal budget , dan jangan lupa selalu menyertakan Pajak.

Sebelum kita menjadi owner dari EO, sebaiknya bergabunglah terlebih dahulu dalam sebuah EO dengan segment tertentu, apakah itu Wedding,event etc. dan pelajari banyak hal disana. Karena core dari EO adalah menjual jasa dan yang paling terpenting bagi sebuah EO untuk mendapatkan JOB adalah Trust/kepercayaan.
Beberapa hal yang sebaiknya kita persiapkan dalam mendirikan event organizer, sebagai berikut:

1. Tempat. Apakah harus menyewa tempat atau bisa dijalankan dari rumah? Biayanya akan lebih tinggi jika harus menyewa tempat sendiri, padahal mungkin Anda tidak menggunakan kantor setiap hari. Anda mungkin akan lebih sering mengunjungi klien diluar kantor. Karena itu jika dana Anda terbatas bisa dipertimbangkan untuk berkantor di rumah.
2. Sediakanlah modal yang cukup untuk keperluan sebagai berikut:
   • Modal awal membuka usaha (perijinan, inventaris kantor seperti komputer, telpon, fax, meja kursi, kendaraan)
   • Modal kerja untuk membayar biaya operasional selama perusahaan belum menghasilkan keuntungan. Biaya operasional antara lain listrik, telpon, gaji karyawan, kas kecil, dan lain-lain. Siapkanlah modal kerja minimal 6 s/d 12 bulan, atau jika Anda optimis bisa disiapkan 3 bulan saja.
   • Untuk pajak bisa dipotong dari laba kotor, sehingga laba bersih menjadi milik perusahaan. Untuk mengetahui apakah bisnis anda untung atau rugi tentunya harus membuat laporan Laba Rugi secara rutin tiap bulan.
3. Rencana pengendalian keuangan:
   • Proyeksi laba rugi, arus kas, dan Neraca sampai dengan minimal 1 tahun atau sampai dengan 3 tahun ke depan. Tujuannya adalah agar dengan menetapkan target pemasukan (omzet) pada laporan Laba Rugi, Anda bisa memperkirakan dari pemakaian modal pada laporan arus kas kapan bisa break even. Kemudian melihat perkembangan harta kekayaan perusahaan di laporan Neraca
   • Menyelenggarakan administrasi usaha secara tertib dengan melakukan pembukuan secara rutin.misalnya dengan membuat buku kas harian dan buku kas bulanan.
4. Strategi pemasaran:
   • Buatlah strategi penetapan harga fee yang kompetitif atas pemakaian jasa Anda
   • Tetapkanlah siapa target market bisnis Anda
   • Jasa apa saja yang ditawarkan event organizer Anda
   • Buatlah strategi promosi yang ampuh dan mudah dijalankan, agar event organizer Anda cepat dikenal orang.